Se a lei prevê a obrigatoriedade da emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e) para o seu negócio, antes de tudo, você precisa de um Certificado Digital, um documento eletrônico que serve como uma carteira de identidade virtual para identificar e representar uma pessoa ou empresa na Internet, de maneira segura e inequívoca.

É uma assinatura com validade jurídica, que possibilita comprovar a identidade do autor de uma ação realizada na Internet e validar essa transação.

Como obter o Certificado Digital?

O primeiro passo para obter o Certificado Digital é escolher uma autoridade certificadora (AC), que funciona quase como um “cartório” digital. Há várias delas no mercado, todas subordinadas ao ICP-Brasil, serviço público criado em 2001, que monitora e regulamenta a emissão desses certificados no Brasil. O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), uma autarquia vinculada à Casa Civil da Presidência da República, credencia e audita as ACs brasileiras.

Como funciona o Certificado Digital?

Para garantir a autenticidade e a preservação de dados e mensagens, o Certificado Digital usa uma chave de segurança pública criptografada que serve justamente para assegurar e confirmar a veracidade das informações de identificação que acompanham a certificação digital (pessoais ou jurídicas).

Além da tecnologia criptográfica, que impossibilita a alteração ou acesso indevido por terceiros, o proprietário do Certificado Digital possui a sua senha PIN, cadastrada no momento da emissão, que é utilizada para realizar a assinatura digital, e a senha PUK, que é uma chave para desbloqueio caso não se lembre da primeira senha.

Quais os três principais modelos de Certificado Digital?

e-CPF: É a versão digital do CPF, que permite realizar operações de Pessoa Física com validade jurídica pela internet. Também é possível transmitir demonstrativos para a Receita Federal e efetuar outros serviços em nome de uma empresa caso você a represente.

e-CNPJ: É a versão digital do CNPJ, que permite assinar digitalmente e transmitir dados de operações de Pessoa Jurídica, garantindo a integridade das informações. Está vinculado à Receita Federal e, por isso, deve ser emitido para o representante legal cadastrado neste órgão.

NF-e: É o certificado para emissão de notas fiscais, com várias opções de modelos, de acordo com a necessidade da sua empresa. Pode ser emitido para o funcionário que você desejar, não necessitando ser o representante na Receita Federal; basta ter uma procuração que o autorize.

Segurança no uso do Certificado Digital

É preciso ter certeza de recorrer a uma autoridade certificadora autorizada no padrão do ICP Brasil, que controla a emissão das chaves.

Em seguida, você deve escolher o tipo de certificado que mais se adeque à sua necessidade, inclusive em relação ao tempo de validade. Fique atento ao vencimento, pois o Certificado Digital deve estar vigente para comprovar as operações realizadas em meio digital.

Renovação do Certificado Digital

Os dados informados no Certificado Digital a ser renovado devem ser os mesmos ativos na Receita Federal.

A recomendação é que a solicitação da renovação seja feita com 45 dias de antecedência. Caso a empresa queira aproveitar ao máximo os últimos dias de validade do documento, é possível realizar todo o processo de renovação e emitir o novo Certificado Digital somente próximo à data de expiração.

Mesmo que o Certificado Digital esteja expirado, o titular deve iniciar o processo de renovação e informar que está expirado.

Esse processo depende da autoridade que emitiu o certificado, mas é interessante que seja o titular do certificado ou, no caso de uma empresa, um funcionário ou servidor, além da própria autoridade certificadora responsável por sua emissão.

Você precisa de um Certificado Digital ou tem alguma dúvida sobre o assunto? Clique aqui e fale com um profissional especializado da RT Contábil Digital.

Fonte: Jornal Contábil